Werktuig PPO
De cultuursector is hard geraakt door de corona-crisis. Platform Arbeidsmarkt Culturele en Creatieve Toekomst (Platform ACCT) maakt zich sterk voor deze sector.
Omvang project
- Inventarisatie
- Doelgroep onderzoek
- Klantreis
- Bull’s Eye (merkessentie, belofte en bewijsvoering)
- Merkconcept
- Beeldmerk
- Website
- Video
Om arbeidskrachten in de culture sector te ondersteunen bij hun ontwikkeling (verdieping, verbreding, omscholing) is vanuit het ministerie van OCW een subsidiepot beschikbaar gesteld. Platform ACCT kreeg de opdracht om deze subsidiepot bekend te maken bij de juiste doelgroep, de aanvragen mogelijk te maken en de gehele afhandeling van de aanvragen vorm te geven.
Vraag
Ontwikkel een naam en merkhuisstijl voor de communicatie rondom deze subsidie. Ontwikkel een laagdrempelige online tool waarmee de doelgroep hun ontwikkelplannen kenbaar kan maken en de aanvraag voor de subsidie kunnen indienen.
Resultaat
We hebben de naam Werktuig PPO bedacht. PPO staat voor Permanente Professionele Ontwikkeling. Werktuig is bewust gekozen om het een hands-on gevoel te geven. Een stuk gereedschap; geen papieren monster. Op basis van de naam hebben we een huisstijl ontwikkelt waarin de letters PPO in elkaar doorlopen. Daardoor ontstaat een middelpunt, maar ook een soort route. De kleuren zijn zwart en rood en het heeft daarmee een stoer, niet persé zakelijke uitstraling. Door hier illustraties aan toe te voegen, heeft het geheel iets vrolijks en artistieks gekregen. Dit past goed bij de doelgroep.
Naast het merk en de huisstijl hebben we de website ontwikkeld: www.werktuigppo.nl. Uitgangspunt op de website is dat de teksten kort en toegankelijk moeten zijn. Met persoonlijkheid. Geen droge, zakelijke teksten dus, maar menselijk en waar mogelijk met humor. Daarnaast maken we veel gebruik van video op de website.
Het belangrijkste onderdeel van de website is de aanvraagtool. Deze is met zeer veel zorg in elkaar gezet en is er volledig op gericht om de gebruiker aan de hand te nemen. Het totale aanvraagformulier bestaat uit een groot aantal vragen maar omdat de gebruiker geholpen wordt en van A naar B wordt begeleid, voelt dit voor hem/haar niet als vervelend. Ook in de aanvraagtool maken we veel gebruik van video. Daarnaast krijgt de gebruiker alleen maar vragen die ook echt relevant zijn. Je voelt je dus geen nummer, het systeem past zich flexibel aan aan de ingevoerde gegevens.
Aan de achterkant bouwden we een op maat gemaakt systeem dat de beoordelaars in staat stelt om snel en eenvoudig in teamverband alle aanvragen te beoordelen en van daaruit ook te communiceren met de aanvrager. Alles is geoptimaliseerd en voor zover mogelijk geautomatiseerd. Allemaal om het proces voor zowel de aanvrager als de beoordelaar eenvoudig en snel te maken.
Het resultaat is dat inmiddels meer dan 12.000 aanvragen succesvol zijn ingediend. En belangrijker nog: gebruikers geven aan er erg blij mee te zijn.
Belichten
Voor we begonnen aan het bouwen van het platform en de tool hebben we onderzoek gedaan naar de doelgroep. We hebben gesprekken gevoerd met het team van Platform ACCT en mensen die werkzaam zijn in de culturele sector. We ontdekten dat mensen in deze sector over het algemeen niet veel gebruik maken of kennis hebben van het bestaan van dergelijke ontwikkelingsmogelijkheden. Een belangrijke reden daarvoor is dat men gewend is om zichzelf te redden en zich focust op de korte termijn van een productie. Daarnaast gaf men aan wars te zijn van droge protocollaire processen die vaak met subsidieaanvragen gepaard gaan.
Richten
Op basis van de inzichten die uit de eerste stap kwamen, hebben we een strategie bedacht waarbij we de belevingswereld van de aanvrager centraal stellen. Zijn of haar proces moet zo eenvoudig mogelijk zijn en weinig tot geen drempels of afhaak-momenten bevatten.
Bij andere systemen zagen we dat ze vooral zo gebouwd waren dat de backoffice die de aanvragen moest behandelen als uitgangspunt was genomen. Alles was zo ingericht dat de afhandeling makkelijk en geautomatiseerd kon gebeuren. Maar voor de aanvrager leverde dit onnodig complexe en frustrerende formulieren op. Door de focus te verleggen naar de aanvrager en het aanvragen van PPO daadwerkelijk ‘leuk’ te maken, sloten we aan bij de belevingswereld van de doelgroep en verhoogden we de kans op succes.
Inrichten
Het ‘leuk’ maken van het PPO begint bij het maken van het merkconcept. Werktuig PPO is persoonlijk. Dat zit hem niet alleen in het feit dat de gebruiker persoonlijk aangesproken wordt, maar ook in de persoonlijkheid van het systeem zelf. Er zit humor in en dat maakt Werktuig PPO toegankelijk. Alles wat binnen Werktuig PPO gebeurt, moet een reden hebben en als die reden niet meteen duidelijk is dan wordt hij toegelicht. Bezoekers moeten vertrouwen krijgen in het systeem en dat lukt alleen als we over alles transparant zijn en een band opbouwen.
Verrichten
Het merkconcept is in alle uitingen doorgevoerd. Er is gekozen voor een stoer en no nonsens huisstijl. De basis is zwart / wit met rood als steunkleur voor de calls to action. In de teksten wordt op een informele en begrijpelijke manier gesproken. Om het geheel nog wat lichter te maken zijn er illustraties aan de huisstijl toegevoegd. Daarnaast is video een belangrijk onderdeel. Met behulp van een acteur zijn diverse video’s gemaakt die door het hele systeem verweven zitten. Op elk belangrijke kruispunt in de aanvraagprocedure, wordt de bezoeker middels een video gerustgesteld en geholpen bij de keuzes die hij of zij moet maken. Je voelt je als bezoeker gedurende het hele proces begeleid.
Verbeteren
Na lancering van het platform liep het direct goed met de aanvragen. Inmiddels zijn er meer dan 12.000 aanvragen ingediend. Maar Werktuig PPO staat nooit stil. Op basis van feedback van gebruikers en de mensen van de back-office wordt het systeem continu doorontwikkeld. Zo zijn bepaalde vragen voorzien van extra toelichting en is er inmiddels automatisering toegevoegd, waardoor aanvragers die een toekenning krijgen automatisch bericht krijgen met een PDF met daarin een samenvatting van hun aanvraag.
Wat doen we nog meer?